Collaboration

Définition

La collaboration est un terme très vaste. Nombreux sont ceux qui peuvent la définir de différentes manières. De ces définitions, une définition principale se dégage : la collaboration est un effort commun réalisé grâce à la communication, la coordination, la participation et la prise de décision.

Pour trouver une définition plus précise, on ira chercher certains points communs qui nous permettent de diviser en 3 parties principales cette section : les composantes de la collaboration, les facteurs d’influence et son impact sur les équipes. Il est important de comprendre ce concept car il joue un rôle essentiel dans la réalisation des objectifs communs¹.

Dans la plupart des projets, les interdépendances entre les activités et les changements importants qui surviennent pendant la phase d'exécution font de la collaboration un aspect clé de la réussite²⁻³.

Les Composantes de la Collaboration

1. La Coordination

Dans le journal de Chandra, Adam Smith défendait l'idée de division et de spécialisation du travail afin d'accroître l'efficacité au sein d'une équipe⁴. Il est important de noter que la collaboration ne nécessite pas l'entente entre plusieurs personnes.

Malone et Crowston affirment d'ailleurs que : « Même en présence de forts conflits d'intérêts ou de convictions au sein d'un groupe, celui-ci peut néanmoins produire des résultats que les observateurs jugeraient « bons » ou « harmonieux » »⁵.

La coordination est, en termes simples, l'acte de travailler ensemble harmonieusement. Son importance tient au rôle central qu'elle joue dans la gestion des projets. Cela nous aide à comprendre et à répondre à des questions telles que :

• Qui doit faire quoi ?
• Combien de temps cela prendra-t-il ?
• Qui doit informer qui et de quoi ?
• Quelle approbation est requise pour une activité ou un membre d’équipe donné ?
• Qui est responsable d’un résultat donné ?
• Quel soutien est requis pour une ressource donnée, de qui et quand ?

En résumé, la coordination nous permet d'avancer dans un projet sans rencontrer d'obstacles tels que des problèmes de communication. Il est important de noter que plus un projet est important, plus il nécessite de personnes et plus la coordination revêt une grande importance.

2. La Prise de Décision

Aucune équipe ne peut fonctionner sans participation au processus décisionnel. En effet, dans le domaine des technologies de l'information et de la communication, les erreurs de prise de décision constituent l'une des principales causes d'échec des projets⁶.

Bien sûr, une décision peut être prise par une seule personne ou par plusieurs spécialistes. Cependant, de nos jours, les ingénieurs privilégient généralement la seconde méthode, malgré son inefficacité apparente. En effet, bien qu'elle soit très chronophage, elle permet de tirer profit des points de vue et des besoins de chacun. Cela nous permet également de nous assurer que tout le monde partage la même vision.

Objectif

Il est important de noter que l'objectif n'est pas de trouver une solution qui pénalise autrui, mais de parvenir à un consensus acceptable pour tous.

Cette méthode n'est toutefois pas sans défauts, car des problèmes peuvent survenir en cas de trop grande diversité culturelle ou de normes sociales divergentes au sein du vote. De plus, certains pourraient être incapables ou refuser d'adhérer aux opinions des autres. En résumé, dans un monde idéal, les décisions seraient prises par une majorité instruite afin de parvenir à un consensus acceptable. Cependant, en pratique, de nombreux problèmes peuvent surgir et bloquer ce processus.

3. La Communication

Le dernier élément est la communication, qui est tout aussi importante, voire plus, que les autres éléments. Il s'agit du processus d'échange d'informations. Sans cela, les membres de l'équipe ne peuvent pas savoir ce que font leurs homologues, où ils en sont dans le projet, quels changements doivent être apportés, etc.

Facteurs d'influence

Comme mentionné précédemment, la collaboration peut être influencée par certains facteurs, notamment la culture, la nationalité, la religion, les croyances, la personnalité, les relations interpersonnelles, le leadership, un objectif/intérêt commun, l'engagement, etc.

Dans certains cas, cela peut être bénéfique au projet, et dans d'autres, cela peut lui nuire. Comme mentionné précédemment, cette diversité peut apporter des perspectives nouvelles à un projet et offrir des solutions plus abouties. Mais, comme auparavant, elle peut aussi engendrer des disparités et des divergences d'opinions susceptibles de retarder considérablement la réalisation d'objets soumis à des délais serrés.

Impacts

Enfin, les impacts. La collaboration permet aux équipes :

• Non seulement de travailler plus efficacement et donc plus rapidement, mais aussi de faire moins d'erreurs puisque davantage de personnes sont impliquées dans le processus.
• D'améliorer la communication, obligeant les gens à échanger des informations et à éliminer les doutes en clarifiant les informations.
• D'améliorer l'adaptabilité face au changement.
• De favoriser des débats constructifs plutôt que des conflits néfastes.
• De stimuler la créativité en combinant des idées provenant d'une multitude de personnes.

En résumé, la collaboration est une combinaison de quelques composantes clés, chacune ayant ses propres effets et son propre ensemble d'influences.

---

Source : Daoudi, 2010

Références citées :

1. LINDEN, R.M. (2002). Working across boundaries: making collaboration work in government and nonprofit organizations.
2. PINTO M.B., PINTO, J.K. et PRESCOTT, J.E. (1993). “Antecedents and consequences of project team cross-functional cooperation”.
3. PINTO, J.K. (2002). “Project management”.
4. CHANDRA, R. (2004). “Adam Smith, Allyn Young and the division of labour”.
5. MALONE, T. W. et CROWSTON, K. (1990). “What is coordination theory and how can it help design cooperative work systems?”.
6. GARLAND, R. (2009). Project governance: a practical guide to effective project decision making.